【徹底解説】随時届出の書き方(2)　支援責任者・担当者、支援内容、登録支援機関の変更

特定技能外国人を受入れる特定技能所属機関は、雇用契約や支援計画について「随時届出」をおこなう義務があります。

当ホームページでは「随時届出の種類が多くてわからない」という特定技能所属機関の方へむけて、随時届出の種類や提出書類の書き方を紹介しています。

今回は「支援計画変更に係る届出」について、特定技能のサポート実績のある行政書士がわかりやすく解説します。

随時届出とは？

特定技能所属機関がおこなう届出には、四半期に一度、受入れや支援状況についての報告をおこなう「定期届出」と、雇用契約や支援計画等に変更があった場合におこなう「随時届出」があります。

随時届出は大きく分けて5種類

「随時届出」は特定技能外国人に関する変更が生じた場合におこなうものですが、変更事項によって大きく5種類の届出に分けられます。

1. 特定技能雇用契約に係る届出
2. 1号特定技能外国人支援計画変更に係る届出
3. 登録支援機関との支援委託契約に係る届出
4. 受入れ困難に係る届出
5. 出入国又は労働に関する法令に関し不正又は著しく不当な行為に係る届出

この記事では「2. 1号特定技能外国人支援計画に係る届出」について解説します。

随時届出書を提出するのは特定技能所属機関

上記の特定技能外国人に関する5つの随時届出は、全て特定技能所属機関の責任においておこないます。

登録支援機関に支援の全部を委託している場合でも、登録支援機関の支援責任者が変更になれば特定技能所属機関が届出書を提出しなくてはいけません。

「支援を委託しているから、登録支援機関に任せておけば大丈夫」というわけではないので注意が必要です。

「支援計画変更に係る届出」が必要な変更事項と提出書類

ここからは5種類の随時届出のうち「1号特定技能外国人支援計画変更に係る届出」について、届出が必要となる変更事項と提出書類をくわしく解説していきます。

「支援計画変更に係る届出」は支援計画書の内容に変更が生じた場合におこないますが、変更内容によって大きく3つに分けられます。

1. 支援責任者・支援担当者の変更
2. 登録支援機関の変更
3. 支援内容の変更

この3つの「支援計画変更に係る届出」は、全てに共通して次の2つの書類を提出する必要があります。

「支援計画変更に係る届出」で提出する共通書類

支援計画変更に係る届出書（参考様式第3-2号）
1号特定技能外国人支援計画書（参考様式第1-17号）

この他に、変更事項に応じて添付書類が必要になる場合もあるので、くわしく見ていきましょう。

１「支援責任者・支援担当者」について届出が必要な変更事項と添付書類

支援責任者や担当者の変更で届出が必要なのは、具体的に以下のような場合です。

支援責任者の変更
新たな支援責任者の選任
支援責任者の退任
支援責任者・支援担当者の役職変更
支援担当者の減少
支援担当者の変更・追加

自社支援、または支援の一部を委託している特定技能所属機関については、共通の書類以外に添付書類は不要です。

支援の全部を委託している特定技能所属機関については、変更事項に応じて以下の添付書類を提出する必要があります。

「支援責任者の変更」「新たな支援責任者の選任」の場合
- 登録支援機関概要書（参考様式第2-2号）
- 支援責任者の就任承諾書及び誓約書（参考様式第2-3号）
- 支援責任者の履歴書（参考様式第2−4号）
「支援責任者の退任」「支援責任者の役職変更」「支援担当者の減少」の場合
- 登録支援機関概要書（参考様式第2-2号）
- 支援責任者の履歴書（参考様式第2−4号）（支援責任者の役職変更の場合のみ）
「支援担当者の変更・追加」「支援担当者の役職変更」の場合
- 支援担当者の履歴書（参考様式第2-6号）

これらの添付書類は登録支援機関についての内容なので、登録支援機関側に作成してもらいます。

ただし、支援を委託していても提出するのは特定技能所属機関なので、間違えないよう注意が必要です。

「届出書」「支援計画書」とともに特定技能所属機関の責任において提出しましょう。

２「登録支援機関」について届出が必要な変更事項と添付書類

登録支援機関に支援を委託している特定技能所属機関は、委託先を変更したり自社支援に切り替えたりした場合、以下の添付書類が必要です。

委託先を変更した場合
- 登録支援機関概要書（参考様式第2-2号）
委託を終了し、自社支援に切り替える場合
- 特定技能所属機関概要書（参考様式第1-11号）

委託先の変更によって支援責任者・担当者が変更になる場合は、以下の添付書類の提出も必要です。（全て登録支援機関に作成してもらい、特定技能所属機関が届け出ます）

- 支援責任者の就任承諾書及び誓約書（参考様式第2-3号）
- 支援責任者の履歴書（参考様式第2−4号）
- 支援担当者の履歴書（参考様式第2-6号）

また委託先の変更も自社支援への切り替えも、登録支援機関との支援委託契約に変更が生じるため、この届出と合わせて「支援委託契約に係る届出」もおこなう必要があります。

「支援委託契約に係る届出」に必要な書類と書類の書き方については

「【徹底解説】随時届出の書き方（3）登録支援機関との委託契約内容の変更、契約の締結・終了、登録支援機関の変更」　この記事で解説しています。

３「支援内容」について届出が必要な変更事項

支援内容の変更で届出が必要なのは、以下のような場合です。

支援計画書について、

「支援内容」を変更する場合
「実施予定」を「無」に変更する場合
「委託の有無」を変更する場合
「実施方法」を変更する場合
「１事前ガイダンスの提供」「４生活オリエンテーションの実施」「６相談または苦情への対応」「９定期的な面談の実施」について、「実施言語」を変更する場合
「４生活オリエンテーションの実施」について、実施時間を変更する場合
「９定期的な面談の実施」について、実施予定時期を変更する場合

共通の書類以外、添付書類は不要です。

「支援計画変更に係る届出」提出書類の書き方

では、「支援計画変更に係る届出」に必要な提出書類について、書き方のポイントを解説します。

支援計画変更に係る届出書（参考様式第3-2号）

支援計画変更についての届出で提出する共通の届出書ですが、「支援責任者・担当者」「登録支援機関」「支援内容」それぞれの場合で記入箇所が異なる部分があります。

引用：出入国在留管理庁「特定技能所属機関による支援計画変更に係る届出」
クリックで拡大できます

「① 届出の対象者」は、届出の対象となる特定技能外国人について記入します。対象の外国人が複数いる場合は「別紙のとおり」と記入し、「参考様式第3-2号（別紙）」に全員分記入して添付します。

「② 届出の事由」の「A 変更年月日」は変更が決まった日付ではなく、変更後の内容を適用し始めた日付を記入します。

ここまでは、この届出書を提出する全ての場合において書き方は同じです。

「② 届出の事由」の「B 変更事項」欄は、変更事項によってチェックする箇所が異なるためケースごとに書き方を解説します。

特定技能所属機関の支援責任者・支援担当者に変更が生じた場合の書き方

引用：出入国在留管理庁「特定技能所属機関による支援計画変更に係る届出」
クリックで拡大できます

特定技能所属機関の支援責任者が変更になった場合は、「29 支援責任者の氏名及び役職」にチェックを入れます。

特定技能所属機関の支援担当者の人数が減った場合は、「31 支援担当者数」にチェックを入れます。担当者の人数が増えた場合は、届出の必要はありません。

特定技能所属機関の支援担当者が変更になった場合は、「19 事前ガイダンス」〜「34 19〜28全ての変更」のなかから、新たな担当者が担当する支援項目全てにチェックを入れます。

ただし、すでに実施済みで再度実施する必要がない項目（事前ガイダンスなど）はチェック不要です。

その他の項目は記入不要です。

登録支援機関の支援責任者・支援担当者に変更が生じた場合の書き方

引用：出入国在留管理庁「特定技能所属機関による支援計画変更に係る届出」
クリックで拡大できます

登録支援機関の支援責任者が変更になった場合は、「15 支援責任者の氏名及び役職」にチェックを入れます。

登録支援機関の支援担当者の人数が減った場合は、「17 支援担当者数」にチェックを入れます。担当者の人数が増えた場合は、届出は不要です。

登録支援機関の支援担当者が変更になった場合は、「19 事前ガイダンス」〜「34 19〜28全ての変更」から、新たな担当者が担当する支援項目全てにチェックを入れます。

ただし、すでに実施済みで再度実施する必要がない項目（事前ガイダンスなど）はチェック不要です。

その他の項目は記入不要です。

委託先である登録支援機関を変更した場合の書き方

引用：出入国在留管理庁「特定技能所属機関による支援計画変更に係る届出」
クリックで拡大できます

支援を委託する登録支援機関を変更し新たな登録支援機関と委託契約を締結した場合、登録支援機関の全ての情報が変更になるため、「33 10～18 全ての変更」にチェックを入れます。

また、全ての支援項目について支援担当者も変更になるため、「34 19〜28全ての変更」にチェックを入れます。

その他の項目は記入不要です。

なお、事前ガイダンスや生活オリエンテーションなどすでに実施済みで再度実施する必要のない項目について、「1号特定技能外国人支援計画書（参考様式第1-17号）」に新たな支援担当者を記入する必要はありません。

登録支援機関への委託を終了し、自社支援を実施する場合の書き方

引用：出入国在留管理庁「特定技能所属機関による支援計画変更に係る届出」
クリックで拡大できます

登録支援機関との委託契約を終了し自社支援に切り替える場合、特定技能所属機関で新たに支援責任者・担当者を選任することになるため、「29 支援責任者の氏名及び役職」〜「32 支援を行う事務所の所在地」まで全てチェックを入れます。

ただし、特定技能所属機関の本店住所と支援を実施する事業所の所在地が同一の場合「32 支援を行う事務所の所在地」はチェック不要です。

登録支援機関との委託契約が終了したことで登録支援機関の全ての情報を「1号特定技能外国人支援計画書（参考様式第1-17号）」から削除する必要があるため、「33 10～18 全ての変更」にチェックを入れます。

また、全ての支援項目について支援担当者が変更になるため、「34 19〜28全ての変更」にチェックを入れます。

その他の項目は記入不要です。

支援の内容に変更が生じた場合の書き方

引用：出入国在留管理庁「特定技能所属機関による支援計画変更に係る届出」
クリックで拡大できます

支援計画の内容に変更が生じた場合は、「19 事前ガイダンス」〜「34 19〜28全ての変更」のなかから変更する項目全てにチェックを入れます。

その他の項目は記入不要です。

「C 変更後の内容」からは、変更事項に関わらず書き方は同じです。

引用：出入国在留管理庁「特定技能所属機関による支援計画変更に係る届出」
クリックで拡大できます

「C 変更後の内容」は、「1号特定技能外国人支援計画書（参考様式第1-17号）」に変更後の内容を記入して添付するため、「別添の支援計画書のとおり」と記入します。

「③ 届出機関」の欄は、特定技能所属機関の情報を記入します。

「法人番号」は、国税庁が指定した13桁の番号を記入します。個人事業主の場合は記入不要です。

「担当者」には、この届出を担当した特定技能所属機関の役職員の方の氏名を記入します。

その下のチェック欄は、次のことを確認した上でチェックを入れます。

支援対象の外国人に、支援計画の変更内容について理解できる言語で説明し、変更後の支援計画書を交付した
支援責任者・担当者が特定技能基準省令に定める欠格事由に該当していない

署名欄には、この届出書を作成した特定技能所属機関の役職員の氏名を、印字ではなく手書きで記入します。登録支援機関に支援を委託している場合でも、特定技能所属機関の役職員の氏名を記入します。